De migratie naar een nieuw softwarepakket is voor een bedrijf en zijn beslissing verantwoordelijke een hele interessante, maar ook risicovolle uitdaging. Want hoe verkrijg je een eerlijke mening over het nieuwe pakket? De leveranciers hebben hun mooie verkooppraatjes, en andere kantoren zijn wellicht bang hun inside information te delen, uit angst voor concurrentieverlies. Hoe verkrijg je dan toch de benodigde informatie?
Tip 1: gebruik je netwerk
Loop je netwerk eens na op personen binnen vergelijkbare organisaties als waar jij werkt. Wellicht staan enkelen bij je in het krijt of heb je een persoonlijke relatie met ze opgebouwd. Schroom niet hen te benaderen met de uitdaging waar je voor staat. Zij kunnen je immers waardevolle informatie geven over de pakketten die ze nu gebruiken, en vaak ook over de pakketten waar ze negatieve ervaringen mee gehad hebben. Ze blijven hun verkeerde keuzes jou bespaart! Na wat belrondes houd jij een prachtige lijst over van softwarepakketten die de moeite van nader onderzoek waard zijn.
Onderscheid hierbij de kant-en klare pakketten van de maatwerk pakketten. Onderscheid ook de SaaS-pakketten (ingehuurde software door middel van een abonnement) van de on-premise pakketten (software draaiend op de eigen locatie). Zo leer je de voor-en nadelen van beide mogelijkheden kennen.
Tip 2: dring door in de organisatie van de leverancier
Wees sluw en maak gebruik van enkele listen om inside information over het product te verkrijgen van de kant van de leverancier zelf. Hoe je dat doet? Wordt een deel van de organisatie door alvast klant te worden, althans met een proefabonnement. Dit werkt beter dan de route waarvan de leverancier hoopt dat je hem neemt, namelijk die via de salesafdeling. Want welke informatie kom je over het product te weten via de salesafdeling? Salesmedewerkers zijn goed getraind in het aan de man brengen van hun product. Daarbij hoort vaak een aanbod kosteloos een demo te komen geven door hun vertegenwoordiger om je het product te laten zien. Deze demo is waardevol, maar niet onafhankelijk.
Een alternatieve route om inside information over het product te verkrijgen kan daarom zijn via het aanvragen van een proefabonnement. Jij kan dan zelf ervaring opdoen met het product, eventueel samen met een technische collega en een toekomstige gebruiker van het product. Samen kom je zo al een heleboel te weten over het gebruiksgemak van het product, en of het voldoet aan jullie wensen. Door enkele dagen met het product te ‘spelen’ en daarbij regelmatig contact op te nemen met de support afdeling, kom je veel meer inside information over het product te weten dan via enkel een bedrijfsdemo door een vertegenwoordiger.
Stel jezelf daarbij eens de volgende vragen:
- Kan de supportafdeling je goed verder helpen?
- Bevalt de interface van het product jullie goed?
- Welke functionaliteiten zijn standaard, en welke extra mogelijkheden hebben jullie daarnaast nog nodig?
- Welk prijskaartje zit daaraan vast?
- Wordt er door de leverancier de mogelijkheid geboden jullie te ondersteunen bij de migratie van gegevens vanuit jullie huidige software?
Door te spelen met enkele software pakketten leer je de werkelijke behoeften van de organisatie en daarmee de functionaliteiten waar een pakket over moet beschikken (‘need to haves’) goed kennen. Tevens leer je deze onderscheiden van de functionaliteiten die prachtig zijn, maar niet per se noodzakelijk (‘nice to haves’)
Tip 3: overzicht kwijt? Schakel een onafhankelijk adviseur is
Merk je dat de zoektocht naar het juiste systeem je blijft frustreren? Denk er dan eens over externe hulp in te schakelen. Jouw tijd kost immers ook geld en moet dan wel de moeite van de investering waard zijn. Onzekerheid bij het maken van een keuze komt vaak voort uit een gebrek aan ervaring en kennis. Schakel dan hulp in. Dit is niks om je voor te schamen: software implementatie is een vak apart. Voor MKB-bedrijven groter dan zo’n 10 medewerkers gaat er veel geld en moeite gepaard met een software migratie. Meer dan de helft van de software implementaties falen, helaas om uiteenlopende redenen (bron: Computable)
Externe expertise inschakelen van iemand die vaker met dit bijltje heeft gehakt kan dus zeker raadzaam zijn wanneer je bij jezelf teveel onzekerheid of vragen bespeurt. Blijf wel altijd in nauw contact met deze externe en blijf in control: alleen jij hebt immers de noodzakelijke kennis over de behoeften van jouw bedrijf. De externe heeft de benodigde ervaring en kennis over de wereld van de software pakketten. Door nauw samen te werken kunnen jullie tot de gouden implementatie oplossing komen.